Mýty o ERP systémech: proč se nebát této digitalizace a co vám přinese
Nasazování podnikových informačních systémů (konkrétně pak ERP) je opředeno mnoha mýty. Což je škoda, protože současná situace této formě digitalizace a řízení firem pouze nahrává. Pojďme si projít jednotlivé nesrovnalosti, které kolem ERP systémů panují.
ERP je drahé a jeho nasazení časově nákladné
Nejčastěji firmy řeší finanční a časovou nákladnost implementace systému. Ovšem pravdou je, že nemusí nasazovat košatý systém, ale mohou využít modulárního charakteru moderních ERP systémů a jejich implementace ve fázích. Nejčastěji se začíná s modulem pro řízení účetních, majetkových a reportingových aktivit, souvisejících s legislativními mandáty. Následovat mohou moduly řídicí plnění zakázek, což umožní realizovat klíčovou agendu v novém systému. Navazující procesy, jako je řízený sklad či řízení výroby včetně jejího kapacitního plánování, mohou být implementovány později.
Modulární přístup k ERP systémům má řadu výhod. Uživatelé tohoto podnikového informačního systému budou již detailně seznámí s jeho implementovanými moduly, a tedy budou vědět, jak zde pracovat. A také samotný dodavatel systému již bude znát lépe chod dané firmy.
Toto rozprostření implementace ERP v čase také snižuje zatížení firmy v daném okamžiku, redukuje dopad na cash flow podniku a umožní záhy těžit finanční i organizační benefity. Samotné nasazení ERP by se mělo také vázat na fiskální kalendář. Ideální je si spolu s dodavatelem systému projít klíčové události ve firmě (jako jsou plánované inventury, přípravy účetní uzávěrky či hlášení DPH) a na základě nich plánovat implementaci.
Nepotřebuji specifikovat požadavky na ERP – chci ho prostě nasadit
Mnoho firem se též nezabývá specifikací požadavků na podnikový informační systém a následně tápou při jeho výběru. Zde je dobré si uvědomit, že pohled nezainteresovaného člověka poskytne cennou zpětnou vazbu k chodu společnosti. Může například poukázat na skrytý potenciál v procesní optimalizaci podniku, protože ve výrobních firmách je často mnoho procesů, které mohou být i zcela zbytečně zastaralé nebo redundantní. Ovšem právě to je někdy těžké si uvědomit, pokud jste součástí těchto procesů několik let. Pomoc externího zkušeného poradce, který není zatížený vazbami na dodavatele konkrétních systémů, je ideální spojení.
Specifikace požadavků a samotný výběr ERP je spojován s analýzou momentálního stavu firmy a jejich potřeb. Na základě těchto informací se sestaví priority a rozdílová analýza, která nám řekne, jaká je vyzrálost vnitřních procesů a co je cílový stav. Potom se již mnohem lépe plánují jednotlivé kroky výběru toho správného ERP řešení a jeho postupná implementace.
Nový podnikový systém bude paralyzovat chod firmy
Zajímavým tématem souvisejícím s nasazením ERP systému je řízení změny v chodu podniku. Mnozí jsou přesvědčeni, že nasazení nového ERP systému bude paralyzovat celou firmu. Zde záleží hlavně na předchozí rozvaze a následném efektivním zpracování požadavků na ERP systém. Zásadní je zde zapojit klíčové uživatele informačního systému do specifikace požadavků. I jim předvést kandidátské systémy u referenčních klientů v reálném provoze a zapojit je do implementační studie a včasného uživatelského testování.
ERP systém bude užitečný pouze pro vedení společnosti
Další častý mýtus lze shrnout do věty: jediní, jimž je ERP k užitku, je vedení společnosti. Může se tak zdát, ovšem pokud ERP systém bude věrně zrcadlit podnikové procesy, budou z nasazení ERP profitovat především zaměstnanci. Systém bude pracovní agendě vymezovat jasné mantinely; včetně priorit plnění zakázkové náplně. Odpadne tím i případný komunikační šum a informace budou jasně a transparentně plynout napříč firmou.
Váháte s digitalizací? Udělejte si náš Dotazník digitální vyspělosti. Dozvíte se, jaká je vaše digitální vyspělost a kam se můžete dál posouvat.
